活用事例<詳細>

受注確認書FAXの自動送信で受注処理を効率化

医薬品商社B社では、受注後すぐに注文内容や納品日を記載した注文確認書を「AUTO帳票」で自動FAX送信。口頭から文書への変更により、顧客からの注文内容についての電話問合せを大幅に削減することに成功。業務改善を実現した。

| AUTO帳票 |

背景

受注処理にかかる手間を減らしたい

全国の薬局・スーパーなどの顧客へ医薬品を卸しているB社では、顧客からの注文内容に関する電話問い合わせが多く、個別に在庫状況や納品日などを確認して回答するという対応に追われていた。個々の顧客への電話応対にはかなりの時間を要するため、少ない人数ではすべての問い合わせに対してスムーズ処理できないことに課題を抱えていた。

実施内容

注文受付完了後に受注確認書を自動送信

顧客からの注文受付が完了後、在庫状況を確認したデータを受発注システムから「AUTO帳票」へ転送し、受注確認書へ反映・FAXまたはメール送信を自動化。顧客が注文後すぐに注文した内容(商品内容、金額、納品日など)を確認できるようにした。

成果

受注業務の改善、効率化を実現!

「AUTO帳票」を導入後、顧客からの注文受付完了後すぐに受注確認書を自動的にFAX送信することができるようになった。それにより、顧客からの問い合わせ件数が以前よりも10分の1程度に大幅減少した。受注確認書は、データベースからの反映による自動作成・自動送信で対応できるため、人的ミスの削減にもつながり、業務効率化だけでなく、処理精度の向上にもつながっている。

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